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Résumé

Groupe régional d’identitovigilance des établissements de santé

2018

Article

Groupe régional d’identitovigilance des établissements de santé Collaborer pour développer l’identitovigilance : l’expérience d’un groupe régional en Provence-Alpes-Côte d’Azur

L’Organisation mondiale de la santé place l’identification fiable des patients parmi les neuf solutions pour la sécurité des patients [1]. L’identitovigilance est définie comme le système réglementaire de surveillance et de gestion des risques liés à l’identification du patient.

En 2013, le critère 15a du manuel de certification « identification du patient à toutes les étapes de sa prise en charge » [2] était le second motif de réserve à la certification des établissements de santé par la Haute Autorité de santé (HAS) au niveau national et le premier au niveau régional en Provence-Alpes-Côte d’Azur (Paca)Dans cette région, 8 établissements de santé sur 28 étaient concernés. Ce critère constituait aussi le troisième motif de recommandations de la HAS aux établissements de Paca.

Contrairement aux autres vigilances sanitaires, l’identitovigilance a fait l’objet de peu de recommandations.

En janvier 2013, des référents identitovigilance d’établissements de santé de région Paca, soutenus par le groupement de coopération sanitaire (GCS) e-santé Paca et par l’agence régionale de santé (ARS) ont proposé de créer un groupe d’échanges, de coopération et de partage entre professionnels de santé, concrétisé par la naissance du groupe régional d’identitovigilance des établissements de santé (Grives) Paca.

Principes d’organisation et de fonctionnement du Grives

Le Grives est animé par des pilotes bénévoles. Le soutien logistique et organisationnel était assuré initialement par le GCS e-santé Paca, devenu depuis le groupement régional d’appui au développement de l’e-santé (Grades) en région Paca. Le Grives ne dispose pas de statut juridique propre, il s’agit d’un regroupement fonctionnel d’experts soutenu par le Grades et l’ARS Paca. Le coordinateur des pilotes du Grives est mis à disposition par son établissement, à raison de 0,15 équivalent temps plein au profit du Grades.

Les pilotes

Lors de la première rencontre en juin 2013, des référents identitovigilance de la région Paca ont fait appel au volontariat pour identifier des pilotes, chargés de définir annuellement les actions à mener, d’organiser la journée régionale et d’animer les groupes de travail. Tous les ans, un appel à volontariat est réalisé lors de la journée régionale du Grives. À ce jour, celui-ci est animé par six pilotes, référents identitovigilance dans leurs établissements (médecin d’information médicale, biologiste, ingénieur qualité, directeur qualité, etc.).

Les groupes de travail

Chaque groupe de travail est animé par un pilote et composé de 2 à 5 producteurs, qui sont des professionnels des établissements de santé de Paca s’engageant à travailler sur la thématique du groupe et à produire des documents ou supports envisagés, selon un planning défini.

Des coproducteurs sont sollicités pour la recherche de documentation, la relecture, les corrections éventuelles et la première validation du document concerné. Ils participent activement aux travaux du groupe de travail. Une fois le document approuvé par ce dernier, il est l’objet d’une phase de concertation, soumis à l’ensemble des référents identitovigilance de la région Paca et peut faire l’objet d’amendements. Afin de faciliter les échanges, le travail par web-conférence, par conférence téléphonique, et par courriel sont privilégiés.

Activités du Grives

Les journées régionales du Grives

Depuis sa création, le Grives s’est attaché à répondre aux attentes des tutelles et aux besoins des établissements de santé en matière d’identitovigilance, à travers des échanges lors de sa journée régionale et la réalisation de travaux collaboratifs.

À l’image des réseaux d’hygiène hospitalière, animés par les centres d’appui pour la prévention des infections associées aux soins (CPias), afin de faire vivre le réseau des référents identitovigilance et de permettre aux établissements de santé de collaborer et d’échanger sur cette thématique, il a été décidé d’organiser des rencontres régionales.

En juin 2013, avec l’appui de l’ARS Paca et du groupement d’intérêt public « e-santé observatoire régional des urgences Paca » (GIP e-santé Orupaca), s’est tenue la première journée régionale du Grives. Au cours de celle-ci, une présentation des enjeux et des propositions d’actions à mener dans le domaine de l’identitovigilance a eu lieu.

Animées par les pilotes du Grives, ces journées régionales ont été organisées tous les semestres jusqu’en 2015 ; ce à la demande des établissements de santé, afin de lancer la dynamique, mettre en place les groupes de travail et communiquer sur l’avancement des projets. À partir de 2015, au vu de la maturité de l’identitovigilance en Paca et pour éviter un effet soufflet, il a été décidé de ne réaliser plus qu’une journée régionale annuelle.

Afin de créer une dynamique de partages et d’échanges, les matinées de ces journées sont organisées autour de retours d’expérience, de l’actualité et d’interventions des tutelles telles que la direction générale de l’Offre de soins, la HAS, l’Établissement français du sang, etc. L’après-midi est réservé aux ateliers pratiques.

Les thèmes abordés lors de ces journées régionales du Grives sont choisis par les pilotes, en fonction de l’actualité, des demandes des participants et des problématiques régionales rencontrées. Ils ont notamment porté sur l’organisation de l’identitovigilance, l’analyse des risques, la restitution des indicateurs suivis et des audits réalisés, ou l’identification des patients lors de situations sanitaires exceptionnelles.

Depuis l’organisation de la première journée en 2013, le nombre de participants est stable (médiane de 124 participants par journée, dont une centaine lors des ateliers). Le public de ces journées régionales réunit des référents identitovigilance, des directeurs d’établissements, des directeurs-adjoints, des directeurs des soins, etc. Les directeurs des systèmes d’information sont également représentés, témoignant de l’implication des établissements dans la sécurisation de l’identification du patient.

En juin 2017, une enquête de satisfaction a été réalisée auprès des 163 participants à la journée. Le taux de retour était de 43 % (n = 70). Des avis « très satisfaits » et « satisfaits » ont été exprimés concernant les thématiques abordées (95 %), la réalisation des audits et le benchmarking comparaison des résultats (90 %), le serveur régional d’identification et de rapprochement (99 %), et l’identification de victimes lors d’afflux massifs (94 %).

Ce dernier sujet a d’ailleurs fait l’objet d’un atelier dédié sur une demi-journée spécifique en décembre 2017 à la demande des établissements de santé, avec pour objectifs de pouvoir échanger davantage sur cette thématique et d’élaborer un scénario de simulation, afin de préparer les établissements souhaitant réaliser un exercice de mise en pratique de leur plan blanc.

Afin de poursuivre les échanges au-delà des journées régionales et de permettre aux établissements n’ayant pu y assister de bénéficier des travaux menés, l’ensemble des présentations et des synthèses des ateliers sont disponibles sur le site internet du Grives1.


« En bref »

L’identitovigilance était en 2013 la première cause de réserve à la certification des établissements de santé en région Paca. Pour répondre aux besoins de partage d’expérience, d’accompagnement et de collaboration sur ce thème exprimés par les établissements de santé de la région, plusieurs référents identitovigilance ont créé le groupe régional d’identitovigilance des établissements de santé (Grives) Paca. Soutenu par l’agence régionale de santé Paca et par le groupement d’intérêt public « E-santé observatoire régional des urgences Paca » (GIP e-santé Orupaca), le Grives conduit des travaux collaboratifs, tels que la charte d’identification du patient et son guide de référence, associant l’ensemble des référents identitovigilance volontaires de la région Paca. Le Grives est force de proposition d’actions et de support, pour améliorer l’identitovigilance dans les établissements de santé de la région.

Les différentes éditions de la journée régionale annuelle du Grives, qui a rassemblé plus de 160 participants en juin 2017, permettent de partager les travaux conduits, d’échanger sur les retours d’expérience, et de restituer les résultats des audits et des indicateurs dans une perspective d’enrichissement mutuel.


La charte d’identification du patient et son guide de référence

Parmi les différents travaux menés par le Grives avec la collaboration des groupes de travail, la charte d’identification du patient et son guide de référence sont le socle de la démarche collaborative des établissements de la région.

À l’issue de la première rencontre du Grives en juin 2013, il est apparu indispensable d’élaborer une charte et un guide de référence, afin d’aider les établissements de santé dans l’amélioration de l’identitovigilance au sein de leurs structures. Un groupe de travail a été constitué, avec pour objectifs d’une part la réalisation d’une recherche bibliographique, afin d’identifier les documents pouvant servir de base à la rédaction de ce projet, et d’autre part la rédaction de la charte d’identification du patient et de son guide de référence.

Lors de la recherche bibliographique, ont été retenus le manuel de certification version 2010 de la HAS [2], le guide des éléments de vérification obligatoires (PEP) [3], la fiche pratique n° 1 de la boîte à outils pour l’atteinte des prérequis dans le cadre d’Hôpital numérique [4], et le document relatif à l’identification primaire du patient proposé par le groupement de modernisation du système d’information hospitalier (GMSIH) en 2002 [5]. L’identification primaire du patient consiste à relier le patient à un dossier informatique ou à créer le dossier patient dans le système d’information hospitalier.

À partir de ces documents, le groupe de travail a débuté la rédaction de la charte d’identification du patient et de son guide de référence. Cette charte a fait l’objet de nombreux échanges par courriels et lors de conférences téléphoniques entre les membres du groupe et les pilotes du Grives. En 2014, le travail réalisé a été présenté à l’ARS Paca qui a validé les deux documents.

La charte d’identification du patient décrit l’organisation à mettre en place au sein des établissements de santé, au niveau de leurs instances de surveillance de l’identitovigilance ; les professionnels concernés ; les modalités de recueil et de modifications éventuelles de l’identité du patient ; et les indicateurs de suivi à mettre en place.

Elle est complétée par son guide de référence, qui pose le principe du respect des bonnes pratiques et formule les préconisations applicables en Paca. Il décrit les organisations nécessaires à l’identitovigilance dans les établissements de santé et leurs missions, ainsi que les règles de saisie et de modification de l’identité du patient. Il conseille sur les modalités de vérification de l’identité de ce dernier tout au long de sa prise en charge ; et propose des indicateurs de suivi et des audits à mener, afin d’évaluer le processus d’identification du patient et d’identifier les actions correctives à mener. Disponible sur le site internet du Grives en version modifiable, il est également accompagné d’éléments d’aide à l’adaptation aux spécificités des établissements de santé (Annexe I), et il permet donc de disposer d’une charte complète d’identification du patient.

Ces documents sont mis à jour annuellement, et plus si besoin, en fonction des évolutions de la réglementation et des recommandations professionnelles.

Conclusion

Au cours de ces cinq années, le Grives a essayé de répondre aux attentes des professionnels de santé de la région Paca, vis-à-vis des problématiques rencontrées au quotidien en matière d’identitovigilance. Les défis pour les années à venir sont de maintenir une qualité d’échanges et de collaboration, et de poursuivre les actions menées en s’adaptant aux évolutions réglementaires (numéro d’inscription au répertoire des personnes physiques [NIR] comme identifiant national de santé par exemple). Surtout, il faudra anticiper et suivre les évolutions du système de santé annoncées dans la Stratégie nationale de santé décidée par le gouvernement en décembre 2017, impliquant d’étendre l’identitovigilance vers le secteur médicosocial et les soins de ville [6]. Le serveur régional d’identité, le développement de la télémédecine, le dossier médical partagé, les exigences des démarches de certification et de celles d’accréditation, ainsi que les souhaits des usagers nourriront les futurs travaux du Grives.

Note:

1- http://grives-paca.org/ (Consulté le 12-11-2018).

Pour en savoir plus

Références

1- Organisation mondiale de la santé (OMS). L’OMS lance les « Neuf solutions pour la sécurité des patients » afin de sauver des vies et d’éviter les préjudices [internet]. OMS ; 2 mai 2007. Accessible à : http://www.who.int/mediacentre/news/releases/2007/pr22/fr/ (Consulté 12-11-2018).

2- Haute Autorité de santé (HAS). Manuel de certification des établissements de santé V2010. HAS ; janvier 2014. 112 p. Accessible à : https://www.has-sante.fr/portail/upload/docs/application/pdf/2014-03/manuel_v2010_janvier2014.pdf(Consulté 12-11-2018).

3- Haute Autorité de santé (HAS). Service de la certification des établissements de santé – Éléments d’investigations obligatoires (EIO) et situations à risque V2014. HAS ; septembre 2015. 58 p. Accessible à : https://www.has-sante.fr/portail/upload/docs/application/pdf/2015-01/20150112_recueil_eio_v2014.pdf (Consulté le 14-11-2018).

4- Direction générale de l’Offre de soins. Programme Hôpital numérique – Boîte à outils pour l’atteinte des prérequis – Fiches pratiques. Ministère chargé de la Santé ; octobre 2012. 62 p. https://solidarites-sante.gouv.fr/IMG/pdf/HN_-_Boite_a_outils_pre-requis_-_Fiches_pratiques_-_Octobre_2012.pdf

5- Groupement de modernisation du système d’information hospitalier (GMSIH). Identification du patient – Guide pour l’élaboration des politiques d’identification et de rapprochement – Version 1. GMSIH ; novembre 2002. 75 p. Accessible à : http://numerique.anap.fr/publication/599-guide-pour-l-elaboration-des-politiques-d-identification-et-de-rapprochement (Consulté le 14-11-2018).

6- Ministère des Solidarités et de la Santé. Stratégie nationale de santé 2018-2022. Ministère des Solidarités et de la Santé ; décembre 2017. 53 p. Accessible à : https://solidarites-sante.gouv.fr/IMG/pdf/dossier_sns_2017_vdef.pdf (Consulté 12-11-2018).